災害備蓄品管理システムの導入計画と現状
防災、特に災害備蓄品管理システムについて、２点目はデジタル化について伺います。使う資料は、いただいている資料61、62、63、あと区政経営計画書を使います。
それでは、来年度、災害備蓄品管理システムを導入する予定です。このシステムに関しまして、まず、その前提となる災害備蓄品の品目数と全体の総数、また備蓄先の箇所数、これは来年度予算ベースでお答えいただきたいと思います。
品目数は約200品目ございまして、全体では270万個、そして保管先ですけれども、震災救援所の倉庫の65か所と災害備蓄倉庫の33か所、合わせて98か所になります。
このシステムの概要を御説明いただきたいと思います。先ほども若干ございましたが、現状の備蓄品の管理に関しましては、防災課の職員２名が表計算ソフトで管理をしているということでありますけれども、現状、改めて、もっと具体的にどのような形で管理しているのか。そして、このシステムを導入することによって、どのような業務の改善となっていくのか。また、震災救援所と全ての備蓄拠点にこのシステムの端末を配置するのか。この辺に関してもお答えください。
現状では、どこの倉庫にどういった備蓄品が保管されているのかですとか、あと水や食料、また使用期限があるものの入替えのタイミング、そういったものを表計算ソフトを使って管理しているというところですけれども、これを、システムを入れることによりまして、より効率的に、また簡単にできるかなというふうに考えております。
各震災救援所のほうの端末の配置は予定してなくて、現在、既に災害時用のパソコンが各避難所のほうにありますので、こちらを使って新しいシステムも読み込んでいくというようなことを想定しております。
資料63番で、このシステムの概要に関して、内閣府が提供する物資調達・輸送調整等支援システムとの円滑なデータ連携、また、各自治体や民間事業者から迅速な物資調達ができるような仕様、そういうふうになっているとの説明があります。具体的に国や他の自治体とのデータの連携はどのような方法によるのか。また、民間事業者とのシステムの連携等については、これは相手側の事情もあると思うんですけれども、どのような形でそのシステムの連携を構築、運用していくお考えか、お示しください。
備蓄管理システムにつきましては、様々な企業が開発をして販売していると。また、国や自治体につきましても、それぞれが判断したシステムを導入しているというところです。国や自治体、また救援物資を持ってきていただける事業者ですとか、そういったところとの連携につきましては、基本的にはＣＳＶ形式でいろいろデータを吐き出して、それを取り込んでいくというところが中心になります。細かい構築運用方法につきましては、新年度になりましてからの議論というところでございます。
また、同じくこの資料では、平時における棚卸しや賞味期限管理等を効率的に実施ができ、災害時における各備蓄施設における備蓄品の状況把握や効率的な配分を行うことができるというふうに書いておりますけれども、平時は防災課の職員が行うんだと思いますけれども、災害時には各震災救援所の運営連絡会の方々がこういった作業、操作を行うということで、どういう形でこの運用というのを想定しているのか、お聞かせください。
災対本部のほうでも、当然、メインとなるところの備蓄の管理というのは防災課の職員がやっていきます。あとは、発災したときには各65の震災救援所のほうに区の職員もおりますし、また地域の方が新しいシステムを使っていただいて、ここの震災救援所には今水があと100本しかないとか、そういったものを入れていただくと本部のほうに届いて、輸送拠点から、じゃ、どこそこの小学校に水を持っていくようにという指示を出すような、そんな流れになります。
ということで、防災訓練でも、そういったこともこれからやっていかなきゃいけないということになってきますね。平時の作業も大切ですけれども、やはりシステムとして災害時に機能しなければ意味がないというふうに思います。災害時に恐らく状況はかなり混乱すると思います。先般の渡辺副委員長の一般質問で紹介したＲＦＩＤ、これは手作業による入力が必要なくて、入出庫の管理もする必要がないということで、効率性が、手作業で端末を入れていくというのは全然違うと思いますけれども、改めて区の考えを確認いたします。
備蓄管理システムの導入につきましては、まず、国のシステムと互換性があるかどうか、これがまず大前提です。加えて、今、防災課の職員がずっと作っている表計算ソフト、こちらからの移行が簡単であるかどうかというようなところもちょっとポイントになるかなと。ですので、これからプロポーザルで業者を選定していきますけれども、今、御提案のありましたＲＦＩＤ、こちらなんかも含めて様々御提案をいただきながら決定していきたいというふうに思っています。
ちょっと若干それますけれども、区の気象情報サイトのリニューアル、これも来年度行うというふうに聞いておりますけれども、具体的に現状のこのサイト、今、どういった課題があるのか。また、リニューアルを行うことによって、そういった課題をどう解決していくのか、どのような考えでしょうか。
今、確認したい情報、例えば水位の情報ですとか雨量の情報、そういったものを選択して画面に表示させたときに、１つの情報しか出てこないという不便さがあります。また、パソコンの画面表示にしか対応してなくて、携帯電話、スマホで見ると非常に小さくなってしまうというような課題がありますので、その辺を新しくリニューアルすることによって改善が図られるというふうに予定しております。
分かりました。
防災課の所掌事務は多岐にわたりますね。責任も大変大きな部署であるというふうに思います。今、るるお話しいただいたとおり、システム、デジタル化が進む災害時を想定した体制の企画立案、一方で現場での備蓄品の管理、入替え等が、現状、今、防災課は職員17名ですかね。これを限られた人数で行っておりますけれども、企画立案という部門と現場対応等の業務をしっかり整理して、体制の見直しというのもこれから必要ではないかというふうに思いますけれども、改めて確認させていただきます。
御指摘のとおり、防災課の所掌事務、大変幅広くなっておりまして、想定されている首都直下地震への対応、あとは昨年の能登半島地震で明らかになった様々な課題、やっぱりこれについても、併せてスピード感を持って解決していかなければならないという業務上の責任も当然ございます。今、防災課では、限られた職員で対応するためにはグループ制の導入ですとか、危機管理室全体で応援体制を組んで業務に当たっているところでございますが、これはまだ十分ではございませんので、今やっている業務の効率化、あと、これを踏まえた職員体制の強化については、今後検討していきたいと考えているところでございます。
情報化経費精査事業の目的と実績
よろしくお願いします。
続いて、デジタル化について伺ってまいります。いただいている資料61番、情報化経費精査事業の実績を出していただいております。
改めてこの事業の目的と概要、また、令和２年度から６年度見込みまでの実績をお示しいただきたいと思います。
この事業ですけれども、職員では適正性の判断がなかなか難しい情報化経費精査について、外部事業者を活用しながら経費の妥当性をチェックしている、そういった事業になってございます。この間の実績ですが、年度ごとに精査する件数は違うんですが、２年度が５件で900万円の縮減効果、３年度が10件、5,500万円余、４年度が30件で２億4,500万円余、５年度が30件で6,900万円余、６年度が17件で1,000万円余となってございます。
今お示しいただいたとおり、精査対象となるシステム、これ、年度によって数も違ったりするんですけれども、どのように基準で選んでいるのか。また、７年度は実際どういうふうな予定で計画しているのか、お示しください。
例年、年度当初に、次年度に新規のシステム導入だとか、大きな改修を予定している案件の調査というのを行ってございます。その中から規模であったりだとか、金額の大きさだとか、そういったものを中心にデジタル戦略担当でピックアップしてございます。７年度は、具体の案件把握はこれからなんですけれども、今のところ15件を予定してございます。
実際、精査というプロセス、具体的にどのように行っているんでしょうか。これ、委託で行っていると思いますけれども、委託事業者はどういうところでどういうことをやっていただいているのか。
まず、５月に各課からシステム化の計画書を提出していただきます。その後、６月から大体夏場８月にかけて、デジタル戦略担当と委託事業者の間で縮減が可能そうな、より効果が出そうなシステムを抽出しております。９月以降、各課とのヒアリング、これにも委託事業者は同席いただいて、年末の予算編成にかけて、ずっとやっているということでございます。令和３年度からＥＹ新日本有限責任監査法人に事業を委託して現在進めている、そういった状況でございます。
今、御説明ありましたとおり、所管から計画が出されて予算案も出されると。それを監査法人のシステム、専門の部署が行って再見積りを行って、その差額を出しているということだと思うんですけれども、これ、単に製品Ａがあって、それを製品Ｂと比べてどちらが安いかとか、どちらが優れているかとか、そういう比較だけではなくて、例えば新たに購入しなくても、既存の別のシステムで、こういう代替すれば使えるじゃないかとか、そういうシステム全体を俯瞰した形の合理化というのが、こういった形でやったほうが、この順位よりもっとダイナミックにできるんじゃないかと思いますけれども、所管の考えを伺います。
委員おっしゃるとおりかなというふうに思っています。システム化の計画書を出されたものについては、確かに経費の妥当性というのは十分チェックしておりますので、個別最適化というのを図られているのかなというふうに思います。このやり方をやっていると、どんどんシステムが膨れる一方になろうかなというふうに思いますので、今後、より全体最適、そういった視点でのシステム化のチェックというのは図ってまいりたい、そのように考えてございます。
同じく資料61番で、情報システム経費の推移について示していただいております。令和７年度予算では、①情報システム維持管理費として情報システム機器の設置、更新、撤去、これが令和２年度から４年度までの実績と当初予算と比較して、６年度の見込みと７年度予算が大きく増加しているということが見てとれます。この増加している要因について説明いただきたいと思います。
これ、職員の働き方改革を抜本的に見直すために、庁内インフラの再構築というのを６年度、７年度でやってございます。そのイニシャルコストで、６年度、７年度が過去に比べて経費が大きくなっている、そのように御理解いただければなと存じます。
同じ資料の②番、情報システム運用開発。情報システムの運用経費が増加しております。これに関しても御説明をお願いいたします。
こちらについては、昨今の物価上昇等を踏まえたＳＥ単価の上昇ということで理解してございます。
分かりました。
この経費は、今いただいているこの資料、情報システムに関する経費なんですけれども、情報化政策の中でどこからどこまでを範囲としているんでしょうか。これは区全体の情報化の推進の経費をカバーしたものなのか、もしくは一部のものなのか。その辺に関してはいかがでしょうか。
こちらについて、情報システム運営予算、私のほうで所管している予算については住民情報系システムであったりだとか、文書管理、庶務事務、財務会計といった内部情報システム、庁内ネットワークなど、普遍的な全庁に係る予算というところでございます。個別の各業務ごとの予算についてはそれぞれの事業に計上されてございますので、部分的なものということで御理解いただければなと思います。
これは全庁的にデジタル化を進めるということなので、ある意味、部署だけ、住民情報系だけに絞った形ではなくて、全体的に見ていくという目線がこれから必要になってくるのかなというふうに思います。これは今後の課題だと思っております。
改めて資料ナンバー62、出していただいておりますけれども、これ、行政手続のオンライン化の実施状況を、手続数と申請件数とそれぞれの対応済みの割合を出していただいております。令和４年度から６年度までのデジタルオンライン化の進捗状況及び７年度の計画を確認させていただきます。
オンライン対応済み手続数の推移でございますが、４年度が241件、５年度が302件、６年度が397件、７年度は計画でございますが、500件のオンライン対応済みに手続をしてまいりたいと、そういった状況でございます。
オンライン化が可能な手続の中で、今、御説明いただいたとおり、令和６年度は95件の手続がオンライン化されましたと。７年度は、103件のオンライン化をこれから進めていくというふうな御説明になると思います。このオンライン化を進める対象業務の選定及び進捗管理等は、誰がどのように行っているのでしょうか。
毎年度、デジタル戦略担当において、全庁にオンライン対応状況の調査を行ってございます。その中、特に申請件数が多いものから、この間、優先的に進めてきたというようなところです。しかしながら、申請件数が少ないからといってオンライン対応しなくていいか、そういうことではなかろうというところで、計画の分かりやすさという観点から、今般、デジタル化推進計画の一部修正を行って、申請件数の多寡にかかわらず、法令の制約なんかを除きますけれども、８年度末までに原則全手続オンライン対応済みにしてまいりたい、そのように考えてございます。
分かりました。
対応済みが、この資料でいきますと、６年度見込みで76.2％、これ申請件数ベースですね。559万件のトータルの件数のうち、オンライン化対応済みのものが426万件で約76.2％ということでありますけれども、これは私、一昨年の一般質問でも指摘させていただいたんですが、76.2％がオンライン化済みであっても、実際に、じゃ、それが利用されている割合というと、一昨年は４割程度だったんですね。６割程度は従来の紙ベースで手続されているということだったんですけれども、この辺に関して４割程度というのは、今の現状、いかがでしょうか。
委員おっしゃった４年度は、確かにオンラインによる申請が40.7％、紙の申請が59.3％で、直近の５年度ですと、オンラインによる申請が44.2％、紙が55.8％ということで、依然として紙による申請のほうが多く占めているというような状況でございます。
若干改善はしているものの、まだ半分にも満たないということで、実際、これ、オンライン化しても使われなかったら意味がないわけであります。利用率を上げるためには、１つは、デジタルディバイド等の利用する側の方の事情もあると思いますけれども、ただ一方で、我々区のほうとしては、オンラインサービスの提供側の問題もあると思います。ユーザビリティーとかアクセシビリティーの工夫、努力もやっぱりしっかりやっていかなきゃいけないんじゃないかなと思います。
ということで、半数以上の方々がまだ利用されていない理由、課題、これをしっかり調査分析して、提供側の努力として、しっかりと進めていただきたいと思いますけれども、現在どのような取組が行われているのか、確認します。
委員の御指摘は我々も課題だとして受け止めてございまして、昨年、区民意向調査の中では、オンライン手続をしているか、していないかという調査に加えて、していない方に対して、その理由というのを踏み込んで聞きました。その中ですと、一番多いのは窓口のほうが慣れているからとか、もう行っちゃったほうが手っ取り早いという方も一定数いたのはいたんですけれども、そのほかにもオンラインでできることを知らなかったとか、オンラインのやり方が分からなかったとか、必要な手続をオンライン対応していない。これは、行政のこれからの課題だというふうに思いますので、今回のこの区民意向調査の結果も踏まえて、今後有効な打ち手というのをしっかり考えてまいりたい、そのように考えてございます。
分かりました。
この表の中でオンライン化不可能手続というのが2,050件あります。これは令和５年度から来年度７年度も含めて、この2,050件という数字が変わっていないんですけれども、固定化されている2,050件の理由、そしてオンライン化へどうアプローチしていく考えなのか、確認いたします。
こちらオンライン化不可能手続につきましては、国の法律であったり、都の条例、自治体独自の取組でなかなか対応が困難なものとして数字は据え置かせていただいております。ただ一方で、こういった手続も計画的にオンライン対応していくことというのは極めて重要だというふうに受け止めておりまして、オンライン対応ですと、先進的な取組だと、港区がたしか令和６年３月に法令の誓約とかを除く、原則全ての区の手続をオンライン対応しているというところがありますので、現在、港区と比較して、杉並区は本当にオンライン対応できないのかどうかというところを今各課に確認をしているというようなところです。
加えて、その中でもなおもできないものについては、国だとか東京都、関係機関にしっかり働きかけを今後行ってまいりたい、そのように考えてございます。
分かりました。しっかり進めていただきたいと思います。
デジタル化につきましては、現状の業務自体の見直し改善、すなわちＢＰＲを伴ってこそ効果があるもので、先ほどの情報化精査事業なども、範囲を広げて、より総合的に取組を実施したほうがより効果が大きいと考えます。
ただ、その際、私自身も前職、民間企業での経験がありますけれども、これ、ずっとやってきている、習慣化しているものを変えるには相当の労力が必要ということで、変化への抵抗というのは必ずあるわけですね。こうしたジレンマも含めて、所管課はこれからしっかり推進していただきたいと思いますけれども、改めて御意見を伺いたいと思います。
今年度、職員に向けて、デジタルに関する意識調査というのを行ったところです。ＤＸの必要性を感じている職員の割合というのが95％ある一方で、一方では、苦手意識を感じる職員というのが６割ぐらいだというようなところです。
あと、じゃ、ＤＸを進めるためにどういったことが必要ですかという中では、そういう推進できる人が欲しいだとか、そもそもそういうのに取り組む時間的余裕がないとか、そういう時間が欲しいというところで、ここがまさにデジタル戦略担当が取り組む一番のところかなというふうに思っています。来年度は民間企業なんかでも活躍されていた方を副業人材として、会計年度任用職員として雇用する予定で考えておりますので、そういった人材も活用しながら、しっかり職員へのＤＸのコーディネートを手厚くしてまいりたい、そのように考えてございます。
区における諸経費キャッシュレス決済の現状と課題
外の力もしっかり入れて推進していただきたいと思います。
続いて、同じく資料ナンバー62で、諸経費の支払いのキャッシュレスの現状について出していただいております。全体の支払いの件数が337件に対して、キャッシュレス対応可能件数というのは29件、割合として8.6％なんですね。
改めてキャッシュレスとは、具体的にどの決済方法で行っておって、区の手続としては幾つのキャッシュレスシステムがあるのか、確認いたします。
区で進めているキャッシュレス決済については、クレジットカードだとかスマートフォン決済アプリ、電子マネーとか、そういったところになってございます。キャッシュレスのシステムについては大きく分けて３つございまして、税、保険料なんかは住民情報系システムで管理してございますし、区民課窓口なんかではキャッシュレス決済対応のレジを導入しています。そのほかにもオンライン申請と併せて、電子申請ツールの中でキャッシュレス決済のオプション機能がございますので、そういったものも今活用しているという状況です。
この資料にはキャッシュレス対応可能手続と書かれているんですけれども、これ、可能もしくは不可能というのは何に基づくんですか。単に既にシステムが導入されているから可能なのか、もしくは、ほかに何かできない理由があるのか。その辺はいかがでしょうか。
委員の御指摘のとおりでして、基本的にはシステムの導入の有無以外にキャッシュレス決済対応できない要素はないのかなというふうに理解してございます。
分かりました。
今、本当にお店等でキャッシュレスの決済が大きく進んでおりまして、現金を持ち歩かないということが随分多くなりました。ただ、区のキャッシュレスは８.6％しか可能じゃないということで、これ、改めてしっかり原因を見直して、この割合というのを増やしていくべきじゃないかと思いますけれども、改めて区の考え、今後どう進めていくのか、確認させていただきます。
各区への詳細な確認を行っていないんですけれども、進んでない理由で大きなところは、導入の仕方や手続が分からないであったりだとか、現金とキャッシュレスの二重管理を嫌がる、そういった職場も少なくないのかなというふうに思います。委員おっしゃるように、キャッシュレス決済というのは、もはや便利機能ではなくて、必要な社会インフラだというふうに受け止めておりますので、こうした今進んでない状況も踏まえまして、取組を加速化するために、７年度中にキャッシュレス決済に関する全庁的な方針を策定して、取組をより一層スピードアップしてまいりたい、そのように考えてございます。
私も20代の若者から、現金で払っているんですけれども、杉並区、キャッシュレスを進めてくれと強く言われておりますので、しっかりやっていただきたいと思います。
デジタル化、これから進めていかなきゃいけないと思います。ただ一方で、やみくもに進めていいというものでもないというふうに思います。このデジタル化の目的、いわゆる効果というのは、すなわち推進基本方針にもありますけれども、区民サービスの向上と内部効率化の推進ということで、この目的、効果にしっかり沿った形のデジタル化していかなきゃいけないということで、これ、費用対効果、投資対効果というのも、デジタル化を進めていく上ではしっかりと把握していかなきゃいけない。単にブラックボックスで、何でもいいから詰めたらいいというものでもないと思いますので、その辺に関して、指標をこれからしっかりと明記して、投資対効果、費用対効果を意識したデジタル化というのを推進していただきたいと思いますけれども、この事業の最高責任者である白垣副区長に、この件に関してのコメントを最後いただきたいと思います。
一言で言うと我が意を得たりというか、委員おっしゃるとおりだというふうに思っておりまして、そう言ってしまったら、それで終わってしまうので少し補足で説明させていただきますと、区は基本構想において、デジタル化の推進を区政経営の基本姿勢としておりますが、その導入、運用に当たっては多大な経費を伴うことから、デジタル化の推進に当たっては、まず、何のためにそれを進めるのかという目的と、その目的に向けて、目的をかなえるために、いつまでに何をどうするのかという目標を明確にして、明確にするだけじゃなくて、それを全庁でしっかり共有することが極めて重要だというふうに考えております。
そしてもう１つ、目標の設定に当たっては、委員もおっしゃるように、できる限りこれを定量化して、費用対効果を定期的に検証しながら、問題があれば改善をしながら進めていくことが不可欠だというふうに認識をしております。仮にそういうことを怠ってデジタル化をやみくもに進めていくと、どういうことが起こるかというと、部署ごとにデジタル化の推進の温度差がある、足並みがそろってないということだったり、あるいはデジタル化は推進したけれども、これも委員から御指摘ありましたけれども、あまり区民に使われずに費用と時間だけがかかって、業務の効率化、業務時間の短縮などにもつながらないという、こういう結果を招きかねないのではないかというふうに思っております。
今年度実施をいたしましたデジタル化推進計画の単年度修正においても、そういう問題意識を持って、一部目標の見直しやスケジュールの見直しを行ったところなんですけれども、全体を捉えればまだまだ十分だとは思っておりません。本日いただいた中村委員からの御質問も大変示唆に富んでおりましたので、これも参考にさせていただきながら、今後引き続き取組の可視化、それから目標の定量化、そして費用対効果の検証の徹底に努めてまいりたいと考えております。